優先順位

コンサル

優先順位について。
当然と思われることのようでも、実際の仕事に落とし込むのは難しかったりするものだ。

■仕事の生産性を高めるためには
  • 重要な仕事や必要な仕事だけを行う
  • 必要な場合は緊急案件だけを処理する
  • 1度にひとつの仕事だけに集中する
  • 目的を持って仕事に取り組み、与えられた時間内に完了する
  • 置かれた状況の下で、さいこうの目標達成を実現する
■優先順位　マトリクス
  • 重要な仕事のための時間を作る
  • 周りに振り回されない
  • 精神的なゆとりを作る
  • ワークライフバランスがよくなる
  • 生産性高
  • 緊急事態に対してゆとりある対応ができる

「田」の字のマトリクスの中を

A B
C D

と振り分ける。
上段が重要度高。
左側が緊急度高。

つまりAは重要かつ緊急ですぐやらなければならない仕事。
Dは緊急でも重要でもない不必要な仕事。

例を挙げると

A（必須）
  • 危険や災害の発生
  • 差し迫った問題の発生
  • 締め切りのある仕事、会議
  • 病気や事故
  • クレーム処理
  • 壊れた機器の修理
B（生産性とバランス）
  • 豊かな人間関係作り
  • 健康的な身体作り
  • 準備や計画
  • 予防
  • 価値観の明確化
  • 勉強や自己啓発
  • ストレス発散などの大切な時間
  • 権限委譲
C（錯覚）
  • さまざまな妨害・邪魔
  • 多くの重要でない電話
  • 多くの重要でない郵便物や報告
  • 多くの重要でない会議
  • 多くの重要でないメール
  • 重要でない差し迫った問題
  • 突然の来訪
  • 無意味な接待や付き合い
D（無駄）
  • 噂話など暇つぶし
  • 意味のない活動
  • 見せ掛けの仕事
  • とりとめのない電話
  • 多くのテレビ・コミック
  • 現実逃避
  • 単なる遊び
  • 待ち時間
  • 目的のないWeb閲覧
■マトリクスで考えるべき1つのこと
すべてがBの時間に集中するようにする
  • A・・・緊急になる前にBで予防。（Bをしっかりやり、Aにしない）
  • C・・・断れない人が多くなる傾向。（Cの時間を減らし、Bの時間に移す）
  • D・・・無駄をなくす。（Dの時間をなくし、Bの時間に移す）

Aが多い場合は、危険。疲れちゃう。
Bが多い場合は、ちゃんとマトリクスできてる?（できてるなら、状態としてはGOOD）
Dが多い場合は、理性を強く。
Cが多い場合は、いい人をやめる。

■成果が4倍になる優先順位（パレートの法則）
  • 努力の平均水準を上げるのではなく、努力を1点に集中。
  • 決められたコースではなく、近道を探す
  • 最小限の努力で最大限の成果を。
  • 網を広げるのではなく、網を狭める
  • 多くの分野で平均点を取るのではなく、1つの分野で飛びぬけた成績を上げる
  • 重要な分野では全て、20%の努力が結果の80%につながるように調整する。
■トリアージ（限られた資源を最大限に発揮する際の優先順位）
  • 限られた資源を理解
  • 取捨選択
  • 効果が最大限に発揮されるように
  • 見切りをつける

例えば、災害時の傷病のトリアージのカテゴリーは以下のようである。

  • 1位：直ちに処置を行えば救命可能な者
  • 2位：多少時間が遅れても生命の危険がない者
  • 3位：ほとんど専門治療を必要としない者
  • 4位：死亡者または直ちに処置を行っても救命不可能な者
■緊急時における優先順位（CRM）
  • 1.認知　　　　 何が生じたか確認。
  • 2.分析　　　　 起こったことの分析。
  • 3.解決・展開　何をすればよいか決定。決定したことを明らかにして発展させる。
  • 4.行動　　　　 実行に移す
  • 5.調査・修正　全体に目を通して検証する。
■最後に

優先順位をつけづらいときは

これをやらないことで会社（自分）にどれだけ損害があるか

これだけ考えればよい。